Как успешно выбрать софт для документооборота и печати

Информационные технологии находятся в постоянном развитии - появляются новые возможности ведения документооборота и печати в офисе. Огромным спросом пользуются печатающие устройства с возможностью автоматизированного документооборота: они снижают затраты на печать в офисе и облегчают задачи, стоящие перед сотрудниками.

Все компании заинтересованы в минимальном вмешательстве сотрудников офиса в ведении документооборота. Благодаря информационным технологиям появляется возможность внедрения софта, который позволяет передать процесс документооборота и печати на аутсорсинг.

Аутсорсинг защищает корпоративные данные компании: ПО обеспечивает безопасность конфиденциальной информации, проходящей через принтер или МФУ.

Подобрать софт для документооборота и печати можно индивидуально: все зависит от размера бизнеса, от поставленных перед вендором задач и предполагаемых результатов самой компании.

Софт для документооборота и печати сможет решить сразу несколько задач.

Проанализировать всю офисную печать.
Устройство самостоятельно оценивает состояние печатающего оборудования в офисе: сканирует сеть, составляет список принтеров и МФУ, выводит количество отпечатанных материалов и выдает отчет по состоянию всех устройств, подключенных к единой сети. После этого появляется возможность сравнения объемов печати за весь период или за выбранный промежуток времени.

Обработать документы по установленным параметрам.
Принтер и МФУ можно настроить так, что после сканирования документы автоматически будут распределяться по указанным в параметрах папкам, серверам или на почту пользователю.

Проконтролировать печать.
Софт позволяет сократить затраты в компании путём авторизованной печати. сотрудник, отправляя документы на печать, может выбрать любое свободное устройство.Для печати устройство попросит авторизоваться: через личную карту сотрудника или ПИН-код. Такой способ печати позволит не только сократить расходы в компании, но и избавить сотрудников от очереди к печатающему устройству.

Ограничить доступ к цветной печати.
Не всем сотрудникам в офисе необходим цветной принтер. Зачастую при ч/б печати документов могут расходоваться цветные чернила, которые даже не заметны на отпечатке. Однако денежные затраты компании на тонер увеличиваются в несколько раз. Софт позволяет разграничить права сотрудников на доступ к цветной печати путем авторизации через карту или ПИН-код.

Создать условия для печати из любой точки.
Софт позволяет получить доступ к принтеру или МФУ с любого устройства (смартфон, планшет, ноутбук) независимо от места нахождения пользователя.

Проводить мониторинг печатающих устройств.
Софт самостоятельно анализирует весь парк печатающей техники, собирает статистику и выдает отчет, благодаря которому можно осуществлять контроль за расходами и прогнозировать их на будущее.

Обрабатывать бланки.
Софт способен запускать процесс обработки данных заполненных бланков: он сканирует каждую анкету, собирает данные и выдает их в едином отчете.

При выборе софта для документооборота заказчику необходимо обращать внимание на следующие критерии: безопасность, интеграционные возможности, развитость системы, количество контрагентов, роуминг, опыт, реализованные проекты в отрасли, сервис, стоимость. Каждая компания может расширять или сужать этот список, исходя из своих потребностей и возможностей.



Автор: Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia
Источник: DailyComm