Цифровая трансформация печатающих устройств

Цифровая трансформация печати - это полная прозрачность процессов документооборота, что позволяет вести детальный учёт действий пользователей, работающих в компании. Это прекрасный инструмент анализа работы всего офиса. На базе полученных данных легко оптимизировать режимы занятости сотрудников, эффективно решая задачу экономии средств и времени, а также синхронизировать работу различных групп, отделов и филиалов компании.

Благодаря цифровому развитию качество и скорость печати достигают оптимальных значений, а дополнительные характеристики современных МФУ и офисных принтеров делают их важным элементом корпоративной информационной инфраструктуры.

Цифровая трансформация печатающих устройств обусловлена экономической эффективностью процессов, которые зависят от программных решений, берущих на себя управление оборудованием и ведение документооборота. "Бумажные офисы" уходят в прошлое: им на смену приходит автоматизированный "безбумажный офис".

Огромное количество документов в любую организацию попадает исключительно на бумаге: счета, товарные накладные, транспортные листы, чеки, анкеты. Большинству заказчиков необходима система, управляющая децентрализованными процессами сканирования во всей организации.

Вендоры известных производителей печатающих устройств ставят перед собой совершенно новые задачи - разработка МФУ с возможностью документооборота и создание программ для управления этими документами. Например, компания Kyocera предлагает различные решения для управления документами и поддержки печати в любое время из любой точки мира.

Цифровая трансформация печати способствует быстрому анализу расходов в компании. Зачастую при правильном подходе к документообороту возможно получить ощутимую экономию, отражающуюся на финансовых показателях.

Цифровая трансформация печатающих устройств ставит сразу несколько задач по повышению эффективности: она отвечает за подготовку отчетов по устройствам, удаленное управление, аутентификацию пользователей и создание для них специализированного меню на самих устройствах, защиту информации, формирование правил печати, управление принтеров. Бизнес требует постоянного внимания, а цифровая трансформация печатающих устройств позволяет управлять документом в любой время и из любой точки, при условии наличия доступа к серверу.

Одним из трендов в цифровой трансформации печатающих устройств является сканирование: этот процесс позволяет распознавать документ, преобразовывать его в PDF или Word, направить сотруднику оптимальным способом - через электронную почту, файл-сервер, "облако" и т.д. - или переправлять в систему документооборота компании. Причем сегодня всё более распространенным видом становится мобильное сканирование.

Многие организации предлагают пользователям различные способы для управления цифровым документооборотом. Например, компания Kyocera использует специальную систему для управления цифровыми документами, которая может интегрировать различные источники информации в цифровые бизнес-процессы для повышения эффективности. Бумажные документы, электронный контент, сканированные изображения и поддерживаемые типы файлов регистрируются в системе, обрабатываются, управляются, финализируются, и затем их легко найти. Сотрудники могут централизованно управлять цифровыми документами, предотвращая вероятность потери файлов, а те, кто работают удаленно, способны быстро и качественно получать доступ к документации в любое время.



Автор: Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia
Источник: DailyComm