Электронные органайзеры: для пользы дела

Органайзер, планировщик, деловой календарь, записная книжка - это только часть названий компьютерных программ, которые помогают оптимизировать рабочее время и избавляют офисного труженика от необходимости записывать важную информацию на листках бумаги, часто безвозвратно теряющихся на рабочем столе.

Человек, который захотел упорядочить свою работу с помощью компьютера, на сегодняшний день может выбрать программу из десятков программ-органайзеров. Только для начала стоит определиться, для каких конкретно задач и как часто будет использоваться этот софт. Из массы подобного ПО, действительно, не так легко найти оптимальный вариант. Но, как говорится, кто ищет - тот всегда найдет.

Так что же такое электронный органайзер? Этот программный инструмент, облегчающий работу в офисе, представляет собой прикладную компьютерную программу, предназначенную для сбора и хранения данных пользователя с возможностью поиска по занесенной в нее информации. Данное программное обеспечение помогает организовать рабочее время и отслеживать необходимые пользователю события, а также позволяет ставить задачи и осуществлять контроль над их исполнением. Специалисты по тайм-менеджменту часто советуют использовать такое ПО людям, имеющим проблемы с организацией личного и рабочего времени, то есть тем, кто многое не успевает.

Как правило, программы-органайзеры не требуют каких-то повышенных требований к компьютеру. Для работы с этими приложениями вполне подойдет обычный офисный компьютер, не обладающий высокой мощностью и большими объемами памяти. Однако не все программы-органайзеры способны работать на любой операционной системе. Поэтому лишь некоторые продукты имеют мультиплатфоменные версии, которые можно применять, к примеру, на Mac OS X или Linux.

Как правило, работа типичной программы-органайзера для персонального компьютера связана с рядом функций. Вот основные из них:
1) календарь;
2) менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);
3) записная книжка;
4) учет событий, привязанных к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);
5) планировщик задач для контроля их самостоятельного или стороннего выполнения;
6) будильники и сервисы напоминания о событиях, заданных пользователем;
7) возможность работы с электронной почтой.

Самый наглядный пример программы-органайзера - это Microsoft Outlook - приложение, присутствующее на всех компьютерах, работающих под управлением операционной системы Windows, при условии, что на них установлен пакет программного обеспечения Microsoft Office. Данное ПО многие несправедливо ассоциируют исключительно с почтовым сервисом, хотя возможности этой программы выходят далеко за границы обмена письмами.

Microsoft Outlook представляет собой мощный ресурс для управления делами. Помимо электронной почты, здесь имеются календарь, блокнот, книга контактов, менеджер задач и другие полезные сервисы, которые помогут планировать рабочие и домашние дела.

Электронные органайзеры можно условно разделить на несколько групп - платные, условно бесплатные и бесплатные программы. В данном случае сразу нужно отметить, что к бесплатным органайзерам могут относиться сокращенные версии платных программ, а условно бесплатный софт, как правило, представляет собой версию платной программы с определенным временным ограничением на ее бесплатное использование, то есть в дальнейшем такой органайзер необходимо будет приобрести.

Начнем, пожалуй, с бесплатного или freeware ПО. Такие органайзеры можно свободно скачать из интернета. Их основное преимущество - это отсутствие платы за использование. Данный вид софта представляет собой программы с небольшим, как правило, набором функций. Хотя иногда некоторые образцы бесплатного софта могут представлять собой вполне серьезный продукт, обладающий многими возможностями. Бесплатных электронных органайзеров в сети можно найти достаточно много.

Остановимся на некоторых из них.

TaskPrompt - это небольшой и функциональный бесплатный органайзер, который поможет не забыть о важных делах. Он позволяет разделять добавленные задания по категориям и распределять их по уровням важности: срочные для выполнения, минутные, часовые, ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и годовые или запланированные. В программе также предусмотрена возможность распечатки готовых календарей.

EssentialPIM Free - это бесплатный менеджер персональных данных (ежедневник), работающий в режиме планировщика с удобным доступом к древовидной структуре сохраненной информации. Программа имеет удобный в использовании интерфейс, позволяет сортировать задачи по времени и важности. Кроме того, данная программа интегрируется с MS Outlook/Outlook Express, имеет записную книжку, генерирует отчеты в форматах HTML. EssentialPIM способен обрабатывать неограниченное количество папок и заметок. С его помощью можно вставлять в записи картинки, таблицы и любой форматированный текст. Программа также имеет встроенный поиск, возможность распечатки выбранных записок, работает с массивами контактов.

EverNote - бесплатное приложение для удобного хранения и быстрого доступа к любым записям, сохраненным веб-страницам, электронным и телефонным сообщениям, адресной книге, паролям, наброскам, документам и т.д.

Pichugin Organizer - простой и удобный менеджер напоминаний. В данной программе присутствует три части - это напоминания о задачах, быстро добавляемые записки (стикеры), которые приклеиваются к рабочему столу системы, и менеджер контактов, представляющий собой телефонную книгу с рядом дополнительных возможностей. Интерфейс органайзера достаточно легко настраивается под удобство пользователя. Программа может в начале рабочего дня предоставить список всех текущих дел или же только дел, которые назначены на сегодняшний день. Кроме того, настройки органайзера позволяют в процессе работы за компьютером напоминать о текущем времени, показывая всплывающий на рабочем столе циферблат.

Mozilla Sunbird - это органайзер от создателей популярного браузера Mozilla - представляет собой многоплатформенный планировщик-календарь, разработанный на основе кода Mozilla. Программа оснащена многими полезными функциями, в том числе, это планирование различных событий, просмотр текущих дел, напоминание по времени и т.д. Mozilla Sunbird позволяет редактировать и просматривать внесенные данные за определенный день (при этом время расписано по часам), неделю или месяц. Предусмотрена возможность коллективной работы с этой утилитой через http-протокол. Одной из удачных находок Mozilla Sunbird, является возможность встраиваться в браузеры Mozilla и Firefox, а также в почтовый клиент Thunderbird.

Что касается платных органайзеров, то они предоставляют пользователям более широкие функциональные возможности. Стоит отметить, что стоимость платного ПО составляет от ста рублей до нескольких тысяч.

Вот некоторые из них.

LeaderTask - это деловой органайзер для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Он включает в себя ежедневник, планировщик задач, контейнер файлов, хранитель паролей, персональный информационный менеджер, календарь, адресную книгу, синхронизацию с КПК (PDA версия). Кроме того, этот органайзер позволяет распределять задачи внутри офиса, фильтровать задачи, пользоваться заготовленными шаблонами, резервировать данные.

Электронный органайзер Exiland Assistant, по словам его разработчиков, представляет собой не просто планировщик задач или ежедневник. Кроме функций классического органайзера, он имеет возможность хранения контактов людей и предприятий, заметок (статей, документов, паролей, рецептов и т.п.), ссылок интернета, событий, праздников, юбилеев. Этот электронный ежедневник содержит удобный планировщик задач с "напоминалкой". Каждый контакт может сопровождаться такой информацией как Ф.И.О, адрес, телефон (дом, раб, сотовый), фото, ICQ, e-mail, пейджер, адрес сайта, дата рождения, увлечения, паспортные данные, события и т.д. Каждому предприятию можно присвоить название, адрес, тел, e-mail, web-сайт, часы работы, филиалы, данные о контактных лицах и их должности, банковские реквизиты, ссылку на прайс-лист и т.п.

WinOrganizer 3.3 - персональный информационный менеджер с древовидной структурой хранения данных, включающий в себя объединенные в одно целое планировщик, записную и адресную книги. Кстати, записная книжка - представляет собой неплохой текстовой редактор с поддержкой RFT-файлов, функциями поиска и замены, форматированием параграфов и вставкой изображений в текст, а адресная книга поддерживает шаблоны и настраиваемые поля для каждого контакта, а также автораспознавание телефонных номеров и возможность набора номера. Кроме того, есть у этого продукта и такая опция, как дополнение программы разнообразными базами данных (взять их можно с сайта разработчика) - начиная от словаря любителя кроссвордов и гороскопами и заканчивая, к примеру, русской документацией Delphi.

C-Organizer - электронный органайзер, который сочетает в себе "напоминалку", планировщик, записную и адресную книги. C-Organizer может запускать приложения, имеет удобную адресную книгу и сервис создания небольших заметок и напоминаний со звуковым оповещением. Причем, заметки могут располагаться прямо на рабочем столе в виде приклеенного листочка бумаги. Также C-Organizer может выключить, перезагрузить или перевести компьютер в спящий режим по заданному времени.

PIMOne - полный аналог бумажного органайзера. Имеет все необходимое для этого вида программ: часы, календарь, еженедельник, расписание дня, адресную книгу и контакты, и прочее, включая работу с паролями.

Active Desktop Calendar - красивый и многофункциональный интерактивный календарь. Данная программа показывает на рабочем столе компьютера календарь, а также заметки и запланированные на текущий день задания. Кроме этого, программа показывает напоминания для запланированных событий, а также включает в себя скринсейвер. Кроме того, программа поддерживает Google Calendar и Microsoft Outlook.

Отдельный тип органайзеров представляет собой онлайн-органайзеры. Они отличается от обычной программы органайзера тем, что не устанавливаются на локальном компьютере, на рабочем месте. Онлайн-органайзеры устанавливаются на сервере в сети интернет, и предоставляют доступ к своим сервисам и объектам с любого компьютера, подключенного к интернет. И это основное преимущество онлайн-органайзера.

Онлайн-органайзер, как правило, обладает такими же функциями, что и обычные компьютерные программы органайзеры:
- календарь;
- адресная книга;
- записная книжка;
- события, привязанные к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);
- планировщик задач;
- "напоминалки" об определенных пользователем событиях на электронный адрес или мобильный телефон.

Недостатком онлайн-органайзера является необходимость подключения к интернету для работы с ним. Их основной плюс прямопротивоположен минусу: пользователь сможет планировать свои дела, находясь в любом месте, где есть интернет. Отметим некоторые из таких онлайн-сервисов.

InternetSputnik - это онлайн-органайзер, который предлагает воспользоваться сервисом закладок, блокнотом, возможностью занести адресные данные и хранить пароли. Одним словом, данный ресурс предоставляет основной набор необходимых для органайзера функций. Кроме того, InternetSputnik позволяет хранить закладки на нужные веб-страницы. Для использования всех этих сервисов необходимо зарегистрироваться на сайте.

Backpack - программное приложение и онлайновый персональный информационный менеджер. Имеет две основные функции: созданные пользователем страницы с текстом, изображениями, файлами и другими объектами, а также календарь в формате iCalendar. Основные функции пользовательских страниц включают персональные планы (to-do списки), фотогалереи, заметки и файлы-приложения, а также организацию доступа к страницам. Основные функции календаря включают поддержку iCalendar, напоминания по электронной почте и SMS, цветовое кодирование календаря и организацию доступа к нему.

Стоит отметить, что программы-органайзеры можно подразделить еще и по основным функциям. Например, есть программы, основной задачей которой является напоминания о важных делах. Другие органайзеры специализируются на работе с контактами пользователя. Есть софт, основной задачей которого является ведение записной книжки. Некоторые программы созданы для учета личных финансов, а функции записной книжки, планировщика в них работают как дополнительные.

Но для каких целей не использовалось бы данное ПО, электронные органайзеры для персонального компьютера являются достаточно эффективным средством управлением собственным рабочим процессом. Ежедневно из интернета скачивается сотни тысяч таких программ. Кроме того, к этому специализированному ПО не ослабевает и интерес разработчиков, которые выпускают все новые и новые продукты - органайзеры, планировщики, записные книжки.



Источник: DailyComm